Вы когда-нибудь заставляли клиента или начальника ждать у телефона, пока вы перерывали груды бумаг на своем столе в поисках важного документа? Если да, то ваш босс или клиент навряд ли о вас хорошего мнения, потому что вы подвели их в ключевой момент.
Вы должны работать с документацией эффективно, как бы скучно это ни казалось. Представьте себе, насколько это было бы впечатляюще, если бы когда вас не спросили – вы бы улыбнулись, обратились к хорошо организованной системе хранения с помощью папок с сайта papermarket.com.ua, и сразу же нашли нужный документ и быстро дали ответ!
Управление временем
Даже в эпоху электронной почты и Интернета мы все еще имеем дело с множеством бумажных документов. Со всех сторон поступает поток данных, которые нам нужно обработать и, как правило, сохранить для последующего использования. Мы хотим иметь возможность получить информацию, когда она нам нужна, чтобы ее можно было использовать для дальнейшего анализа или написания отчета, или, возможно, для создания презентации.
Однако слишком часто мы тратим свое собственное время (а часто и время других людей) на поиск данных, которые на самом деле находятся где-то на нашем столе или в офисной картотеке. Это добавляет нам стресса и усложняет задачу. Поэтому нам нужно стать более организованными и эффективными в управлении деловыми бумагами, если мы собираемся выполнять свою работу своевременно.
Эффективное управление информацией
Когда вы получаете документ от коллеги, продавца или покупателя, возникает соблазн просто сложить его в стопку на столе или в ящике. Через некоторое время накапливается много таких бумаг, что приводит к беспорядку. Маловероятно, что вы когда-нибудь найдете время, чтобы систематизировать всю эту информацию, особенно с учетом того, что вы обычно очень заняты другими вещами.
Вы можете потратить часы драгоценного времени на поиск листов, которые вы куда-то спрятали. Потому что легко забыть, куда вы их положили, или то, что этот документ у вас был изначально.
Эффективное управление документами
Эффективность сводится к следующему – хранить информацию в папках по категориям и в понятной для вас последовательности.
Вот несколько советов, которые помогут управлять своими деловыми бумагами:
- Избегайте ненужных документов – не делайте привычкой хранить все, что попадает к вам. Потратьте несколько секунд, чтобы просмотреть содержимое, и сохраните только то, что имеет отношение к вашей работе. Наличие слишком большого количества ненужных бумаг создает беспорядок и затрудняет поиск их в будущем. Будьте избирательны в том, что вы оставляете!
- Следуйте единому методу именования папок – например, разделите бумаги для клиентов, поставщиков и сотрудников. Дайте сокращенные названия, чтобы было понятно, к чему или к кому относятся папки. Более того, вы даже можете выбрать в интернет-магазине канцтоваров Papermarket разные категории папок – это поможет легко отличать их с первого взгляда.
- Храните в одной папке документы, относящиеся к определенному проекту, независимо от их типа – например: отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и графику. Таким образом, гораздо быстрее найти бумаги для конкретного проекта.
Чтобы любая система была полезной и эффективной, она также должна быть удобной для вас. В некоторой степени это зависит от характера вашего бизнеса или выполняемой работы. Итак, хотя универсального решения для управления документами не существует, вы, вероятно, получите прибыль, воспользовавшись некоторыми из этих советов, и настроите систему хранения так, чтобы она наилучшим образом соответствовала вашим потребностям.
В каталоге Киевского магазина Papermarket вас ждет огромный ассортимент папок, в том числе и простой скоросшиватель бумажный, цена на который просто смешная. Доставка осуществляется в течение 1 – 5 дней во все регионы Украины. В столице возможен самовывоз и курьерская доставка.
