Учет логистики, в первую очередь, при оформлении заявок интересует информация о клиенте, перевозимом грузе, получателе, срокам и стоимости перевозки. Клиентская база здесь представлена в формате CRM, что позволяет менеджерам не только своевременно контактировать с клиентами благодаря регулярному мониторингу контактов, осуществляемых системой, но заблаговременно планировать свою работу с ними, устанавливая сроки, а по их истечении фиксировать результаты выполненных работ. Система показывает разницу между планом и фактом, которая контролируется руководителем и является параметром для определения эффективности сотрудников компании. Все заказы, совершенные клиентом, благополучно сохраняются в базе наравне с договором, счетами, сопроводительными документами и накладными, самостоятельно составленными программой учета производства и логистики.
Все заявки оформляются в одноименном модуле, который предоставляет удобную электронную форму для ручного ввода данных, позволяющую существенно экономить время сотрудников. В первую очередь, указывают заказчика, выбирая его из клиентской базы в один клик, предварительно отыскав его в базе по первым буквам наименования. Реквизиты заказчика при этом автоматически отображаются в окне заявки. Следом добавляют сведения о самом грузе – содержание, получатель, вес. Последнее – это данные по транспортировке, причем перевозка может осуществляться разными способами, т.е. быть в составе полного фрахта, консолидированного груза или мультимодальной.
Заполнение заявки больше сводится к выбору нужной опции из списка-подсказки. Так как история грузов клиента сохраняется, то подсказки выпадают именно с теми опциями, которые уже были когда-то использованы, поэтому операция оформления заявки занимает секунды. Расчет стоимости заказа производится автоматически, исходя из стоимости самой транспортировки и охраны груза.
База CRM включает не только клиентов, но и перевозчиков, поэтому было бы правильнее ее назвать базой контрагентов. После отправки счета клиенту работа продолжается в базе перевозчиков, выявляя наиболее оптимальный маршрут перевозки для данного заказа. Как только выбор состоялся и перевозчик определен, заявку переформатируют, заменяя реквизиты клиента на собственные, и отправляют в транспортную компанию, обе заявки сохраняются в базе и у клиента, и у перевозчика.
Оплата от клиента фиксируется, отмечая, полная ли она была или частичная. Во втором случае программа устанавливает контроль над появившейся задолженностью. Как отмечалось выше, система автоматически формирует все документы и при этом еще и отслеживает их отправку и получение от контрагентов, регистрируя эти факты в специальном отчете. Также программа предоставляет описание полного маршрута перевозки груза и отмечает пункты следования по нему.
Если клиент выразил пожелание быть в курсе ситуации на дороге, то система организует для него отправку sms-сообщений после прохождения груза через каждый отмеченный пункт следования.
